Datenschutzerklärung

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Pratiush Sharma

E-Mail: info@meinhelfer.app

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, weil wir dazu nicht verpflichtet sind (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG).

MeinHelfer erklärt dir Briefe von Behörden, Versicherungen und anderen Stellen, behält Fristen im Blick und entwirft Antworten, die du selbst freigibst. Dafür müssen wir deine Schreiben verarbeiten.

Wir zeigen keine Werbung, verkaufen keine Daten und bilden keine Profile für Werbezwecke. Wir setzen keine Tracking-Dienste ein.

Deine Daten liegen in Rechenzentren in der EU. Einzelne Dienstleister haben ihren Sitz in den USA; dafür gelten besondere Garantien (Abschnitt 17).

Die Website setzt keine Cookies, nutzt kein Tracking und lädt keine Inhalte von anderen Anbietern nach. Schriften und Bilder liefern wir selbst aus.

Die Website läuft auf einem Server der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Beim Aufruf verarbeitet der Server deine IP-Adresse und technische Angaben deines Browsers, weil er dir die Seite sonst nicht ausliefern kann. Der Webserver der Website schreibt keine Zugriffsprotokolle. [wird ergänzt: ob und wie lange der vorgeschaltete Proxy Protokolle speichert]

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionierenden Webangebot (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die Namensauflösung für meinhelfer.app übernimmt Cloudflare, Inc. (USA). Cloudflare beantwortet dabei nur die Frage, unter welcher Adresse unser Server erreichbar ist. Der Seitenaufruf selbst läuft nicht über Cloudflare, sondern direkt zu unserem Server in Deutschland.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen Erreichbarkeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Für ein Konto brauchen wir deine E-Mail-Adresse. Du meldest dich mit einem Code an, den wir dir per E-Mail schicken. Außerdem speichern wir deine Spracheinstellung, deinen Namen (falls du ihn angibst), deine Bestätigung der Nutzungsbedingungen und dieser Erklärung mit Datum und Version sowie technische Angaben zur Anmeldung (Zeitpunkte, Sitzungen).

Konto, Datenbank, Dateiablage und Serverfunktionen betreibt für uns die Supabase, Inc. als Auftragsverarbeiter. Unser Projekt liegt in der Region Frankfurt am Main (EU). Einzelne Serverfunktionen können in dem Supabase-Rechenzentrum ausgeführt werden, das dir am nächsten liegt; wir behaupten deshalb nicht, dass jede Verarbeitung in Deutschland stattfindet.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Du kannst Fotos und PDF-Dateien von Schreiben hochladen oder Schreiben per E-Mail an deine persönliche MeinHelfer-Adresse weiterleiten. Wir speichern die Dateien und das, was wir daraus erkennen: Absender, Inhalt, Beträge, Fristen, Aktenzeichen, Übersetzungen, Aufgaben und Antwortentwürfe.

Weitergeleitete E-Mails empfängt unser eigener Mailserver auf unserem Server in Deutschland.

Solche Schreiben können auch Angaben über andere Menschen enthalten, zum Beispiel über Familienmitglieder. Wir verarbeiten sie nur, um dir das Schreiben zu erklären.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); für Angaben über andere Personen unser und dein berechtigtes Interesse, deine eigene Post zu verstehen und zu erledigen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Um ein Schreiben zu lesen (Texterkennung) und zu erklären, schicken wir das Foto oder die PDF-Datei und den erkannten Text an die TensorX Ltd., Dublin, Irland. TensorX verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter ausschließlich in Rechenzentren in der EU (Helsinki und Dublin), speichert Anfragen und Antworten nicht und nutzt sie nicht zum Training von KI-Modellen. Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist Teil der Vertragsbedingungen von TensorX.

Dasselbe gilt für Fragen, die du dem Assistenten in der App stellst: Dafür schicken wir deine Frage und passende Angaben aus den Schreiben deines Haushalts an TensorX.

Die KI trifft keine Entscheidungen über dich. Sie erstellt Erklärungen und Vorschläge; was damit passiert, entscheidest du. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Schreiben etwa von der Krankenkasse können Gesundheitsdaten enthalten. Diese gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Wir speichern und zeigen die Inhalte solcher Schreiben nur, wenn du vorher ausdrücklich eingewilligt hast (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).

So funktioniert es: Bevor du dein erstes Schreiben hochlädst, fragen wir dich einmal, ob du in die Verarbeitung von Gesundheitsdaten einwilligst. Vorher wird kein Schreiben an die KI geschickt.

Willigst du nicht ein, fragen wir dich bei jedem Hochladen, ob das Schreiben Gesundheitsdaten enthält (zum Beispiel von Krankenkasse oder Arztpraxis). Schreiben, die du so markierst, schicken wir nicht an die KI; nur die hochgeladene Datei bleibt gespeichert, bis du einwilligst oder sie löschst. Schreiben, die du per E-Mail weiterleitest, lesen wir ohne Einwilligung erst, nachdem du in der App bestätigt hast, dass sie keine Gesundheitsdaten enthalten.

Findet die KI in einem Schreiben, das du als nicht gesundheitsbezogen markiert hast, trotzdem Gesundheitsdaten, hält die Verarbeitung an: Alles, was daraus herausgelesen wurde, wird gelöscht, bis du einwilligst oder das Schreiben löschst.

Gesundheitsschreiben anderer Haushaltsmitglieder werden dir nicht angezeigt und nicht an den Assistenten gegeben.

Du kannst deine Einwilligung jederzeit in den Einstellungen widerrufen. Dann löschen wir alle Gesundheitsschreiben, die du hochgeladen hast, samt allem, was daraus entstanden ist. Die Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt rechtmäßig.

Wir erinnern dich an Fristen und schicken dir Anmeldecodes und Einladungen in einen Haushalt per E-Mail. Die E-Mails versenden wir über unseren eigenen Mailserver auf unserem Server in Deutschland (Hetzner Online GmbH als Hosting-Dienstleister); dafür werden deine E-Mail-Adresse und der Inhalt der E-Mail verarbeitet.

Auf dem Handy können wir dir Mitteilungen (Push) schicken, wenn du das auf deinem Gerät erlaubst. Dafür nutzen wir die Dienste von Apple bzw. Google, über die dein Gerät Mitteilungen empfängt. [wird ergänzt: bitte bestätigen, welcher Push-Dienst eingesetzt wird]

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Werbe-E-Mails schicken wir nicht.

Antwortentwürfe erstellen wir als PDF-Datei. Das übernimmt ein eigener Dienst auf unserem Server in Deutschland; dabei werden keine Daten an andere Anbieter gegeben.

Wir senden nichts in deinem Namen ab und bezahlen nichts, ohne dass du es vorher freigibst.

Du kannst andere Menschen in deinen Haushalt einladen. Mitglieder eines Haushalts sehen die gemeinsamen Schreiben, Fristen und Aufgaben – mit Ausnahme von Gesundheitsschreiben anderer Mitglieder. Für eine Einladung verarbeiten wir die E-Mail-Adresse der eingeladenen Person.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Wenn du angemeldet bist, speichern wir, welche Tarife und Preise du dir in der App ansiehst und auswählst (zum Beispiel die Tarifseite, die Wahl zwischen monatlicher und jährlicher Zahlung und was du tust, wenn ein Kontingent aufgebraucht ist), zusammen mit deinem Haushalt, dem Zeitpunkt und ob du die Web-Version, die iOS- oder die Android-App genutzt hast. Diese Angaben liegen ausschließlich in unserer eigenen Datenbank: Wir setzen dafür keine Cookies, speichern nichts auf deinem Gerät und geben sie an niemanden weiter. Wir nutzen sie nur, um faire Preise festzulegen. Nach etwa 13 Monaten werden sie automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an fairen, tragfähigen Preisen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Du kannst dem jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Nur wenn du zustimmst, schicken wir technische Fehlerberichte an Sentry (Functional Software, Inc., USA), und zwar an deren Server in der EU (Frankfurt am Main). Ein Fehlerbericht enthält zum Beispiel die Fehlermeldung, die betroffene Stelle im Programm, Gerät, Betriebssystem und App-Version. Wir entfernen vorher Inhalte deiner Schreiben und persönliche Angaben wie Name oder E-Mail-Adresse.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Du kannst sie jederzeit in den Einstellungen widerrufen. Fehlerberichte werden bei Sentry nach [wird ergänzt: Aufbewahrungsdauer laut Sentry-Tarif, z. B. 90 Tage] gelöscht.

Die Website setzt keine Cookies.

Die Web-App verwendet nur technisch notwendige Cookies: für deine Anmeldung (Sitzung), für deine Sprache (mh_lang) und für den Demo-Modus (mh_demo). Die Apps speichern deine Anmeldung und Einstellungen auf deinem Gerät. Dafür brauchen wir keine Einwilligung, weil diese Speicherung unbedingt erforderlich ist, damit du den Dienst nutzen kannst (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Diese Funktion ist derzeit nicht aktiv. Wenn wir sie einführen, gilt Folgendes:

Du kannst freiwillig dein Bankkonto verbinden, damit MeinHelfer Zahlungen zu deinen Schreiben erkennt. Der Zugriff ist nur lesend und läuft über einen zugelassenen Kontoinformationsdienst: [wird ergänzt: Anbieter, Sitz, Zulassung]. Deine Zugangsdaten zum Online-Banking gibst du nur bei diesem Anbieter ein; wir erhalten sie nicht. Wir erhalten Kontostand und Umsätze der Konten, die du freigibst. Überweisungen können wir damit nicht auslösen.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Du kannst die Verbindung jederzeit trennen; die Freigabe muss außerdem regelmäßig bei deiner Bank erneuert werden.

Kostenpflichtige Tarife gibt es noch nicht. Sobald es sie gibt, ergänzen wir hier, welcher Zahlungsdienstleister (bzw. Apple oder Google bei Käufen in den Apps) welche Daten erhält. [wird ergänzt: Zahlungsdienstleister]

Wir geben Daten nur an die folgenden Dienstleister, die sie in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen verarbeiten (Art. 28 DSGVO):

– Hetzner Online GmbH, Deutschland: Server für Website, Web-App, PDF-Dienst und Sicherungen

– Supabase, Inc., USA: Datenbank, Anmeldung, Dateiablage und Serverfunktionen; Projektregion Frankfurt am Main

– TensorX Ltd., Irland: Texterkennung und Erklärung durch KI; Verarbeitung nur in der EU

– Functional Software, Inc. (Sentry), USA: Fehlerberichte, nur mit Einwilligung; Server in der EU

– Cloudflare, Inc., USA: Namensauflösung (DNS)

Bei Anbietern mit Sitz in den USA kann nicht ausgeschlossen werden, dass Daten in die USA übermittelt werden oder von dort aus zugänglich sind. Wir haben mit ihnen die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission vereinbart (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). [wird ergänzt: ob der jeweilige Anbieter zusätzlich nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist (Art. 45 DSGVO)]

Behörden und andere Stellen erhalten Daten nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Deine Schreiben und alles, was dazu gehört, speichern wir, bis du sie löschst oder dein Konto löschst.

Wir sichern die Datenbank und die Dateien jede Nacht auf unserem Server in Deutschland. Jede Sicherung wird nach 14 Tagen gelöscht. Gelöschte Daten können deshalb bis zu 14 Tage in einer Sicherung verbleiben.

Angaben zur Tarif- und Preiswahl löschen wir nach etwa 13 Monaten (Abschnitt 12).

Wenn wir gesetzlich zur Aufbewahrung verpflichtet sind, etwa für Rechnungen nach Handels- und Steuerrecht, speichern wir diese Angaben so lange wie vorgeschrieben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Du kannst dein Konto jederzeit selbst in den Einstellungen löschen. Danach hast du 14 Tage Zeit, es dir anders zu überlegen. Nach Ablauf dieser Frist löschen wir dein Konto und deine Daten.

Du kannst deine Daten jederzeit als Datei (JSON-Format) herunterladen. Der Link zum Herunterladen gilt eine Stunde; die Datei selbst löschen wir nach 7 Tagen.

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO).

Widerspruchsrecht: Wenn wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), kannst du dem aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen.

Eine Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Schreib uns dafür einfach an die oben genannte E-Mail-Adresse.

Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), zum Beispiel in dem Land, in dem du wohnst. Für uns zuständig ist: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

Du bist nicht verpflichtet, uns Daten zu geben. Ohne E-Mail-Adresse können wir dir aber kein Konto anlegen, und ohne ein Schreiben können wir es dir nicht erklären.

Wenn sich an MeinHelfer etwas ändert, passen wir diese Erklärung an. Über wesentliche Änderungen informieren wir dich in der App.